Die Dokumentation des einzelnen Ausstattungsstückes erfolgt in strukturierter Form als schriftliche Beschreibung, ergänzt um Photographien und Zeichnungen von Gesamtansichten und Details. Die Einzelbeschreibungen werden zusammengefaßt zu einer Raumdokumentation, in der nach Räumen und raumbegrenzenden Flächen alle Austattungselemente in ihrer genauen Lage beschrieben sind ("Raumbuch"). Vor allem bei größeren Gebäudekomplexen wie Schlössern etc. hat es sich als sinnvoll erwiesen, die raumweise Auflistung von den Objektbeschreibungen zu trennen und für diese gesonderte Typenkataloge anzulegen, in denen, geordnet nach Grundtypen und deren Ausprägungen, alle vorkommenden Varianten aufgelistet sind.
Die Raumdokumentationen werden so angelegt, daß sie im Rahmen einer umfassenden Untersuchungssystematik zusammen mit den Befundblättern anderer Disziplinen, wie beispielsweise von Statikern, Restauratoren und Bauphysikern, im Rahmen einer Gesamtdokumentation verwendet werden können.
Die dokumentierten Ausstattungen lassen sich untereinander oder mit Bereichen der Konstruktion sowie mit Schichten des Bodenaufbaues oder der farbigen Wandgestaltungen korrelieren, so daß relativ- und absolutchronologische Zusammenhänge ablesbar werden, die gebäudebezogen die Zuordnung und Datierung der Ausstattungselemente ermöglichen. Das durch eine Vielzahl solcher Untersuchungen gesammelte Material wird durch das I B D zu einer umfassenden Übersicht der Geschichte der Gebäudeausstattungen in den verschiedenen Regionen zusammengestellt.